Khai trương cửa hàng, công ty là một sự kiện quan trọng, một cơ hội lớn để tạo ấn tượng và tương tác tích cực với bạn bè, khách hàng cũng như các đối tác. Để tổ chức một buổi tiệc khai trương thành công bạn cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tinh tế và chuyên nghiệp. Sau đây, đặt tiệc Naifood sẽ chia sẻ với bạn một số kinh nghiệm tổ chức tiệc khai trương để các bạn có thể tổ chức bữa tiệc khai trương của mình thành công nhất!
Tiệc khai trương là gì?
Tiệc khai trương, đơn giản mà nói, chính là bữa tiệc mà chủ cửa hàng, chủ công ty tổ chức để mừng ngày mở cửa của một cơ sở kinh doanh mới. Dù là quán xá, công ty hay cửa hàng, việc tổ chức tiệc khai trương đều nhằm mục đích quảng bá, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới đám đông. Trong buổi lễ này, chủ nhân thường mời gọi người thân, bạn bè, khách hàng tiềm năng và đối tác làm ăn để cùng chung vui. Không chỉ có việc cắt băng, phát biểu, mà còn là dịp để mọi người giao lưu, kết nối, tạo dựng mối quan hệ lâu dài. Qua đó, tiệc khai trương còn giúp tạo ấn tượng ban đầu đẹp đẽ với khách hàng và đối tác, là bước đệm quan trọng cho sự phát triển sau này của cơ sở kinh doanh đó.
Ý nghĩa và tầm quan trọng của tiệc khai trương
Tiệc khai trương, trong mắt nhiều người kinh doanh, không chỉ là bữa tiệc mừng cửa hàng mở cửa. Hơn thế, nó là bước đệm quan trọng, là nơi để “chào sân” công ty, cửa hàng của mình với thị trường, khách hàng và cả đối tác. Đầu tiên, tiệc khai trương giúp mọi người biết đến cửa hàng, công ty của mình, tạo dựng ấn tượng đầu tiên đẹp đẽ. Ai cũng biết, ấn tượng đầu tiên quan trọng lắm, nó quyết định nhiều đến việc khách hàng sẽ quay lại hay không.
Không chỉ thế, tiệc khai trương còn là cơ hội để “khoe hàng” – giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của mình. Nó giống như một lời mời chào, bảo mọi người rằng: “Mình có cái này, cái kia, hãy đến xem và trải nghiệm”. Cũng qua đó, mình có cơ hội gặp gỡ, làm quen với đối tác, xây dựng mối quan hệ lâu dài, mở ra những cơ hội hợp tác, làm ăn sau này.
Và quan trọng không kém, tiệc khai trương còn là dịp để tạo tinh thần, khích lệ cho chính bản thân và nhân viên. Nó như lời khẳng định, mình đã sẵn sàng bước vào cuộc chơi lớn, sẵn sàng đối mặt với thử thách và cơ hội. Qua một sự kiện khai trương chu đáo, mình cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp, tầm nhìn và khả năng của mình trên thương trường.
Các loại hình tổ chức trong tiệc khai trương
Chọn loại hình tiệc phù hợp để tiếp đón khách mời là một câu hỏi mà các doanh nghiệp thường đặt ra và đắn đo. Gợi ý từ Naifood là bạn có thể tổ chức một buổi tiệc nhẹ để tiếp đãi khách bằng tiệc mặn, teabreak hoặc finger food.
Tổ chức bằng hình thức tiệc teabreak
Hình thức tổ chức tiệc khai trường bằng tiệc teabreak là một hình thức phổ biến và được ưa chuộng nhất hiện nay. Khi tổ chức tiệc teabreak trông buổi tiệc khai trương sẽ giúp đối tác, khách mời dể dàng di chuyển thăm quan cửa hàng, công ty và động thời dể dàng lựa chọn các món bánh, ly trà để thưởng thức.
Tiệc teabreak phù hợp cho các chủ doanh nghiệp, chủ cửa hàng muốn có một bữa tiệc chỉn chủ và cũng tiết kiệm chi phí. Để biết thêm chi tiết về hình thức tổ chức tiệc khai trương bằng hình thức tiệc teabreak thì hãy liên hệ ngay cho Naifood nha.
Tổ chức bằng hình thức tiệc finger food
Tiệc finger food trong buổi khai trương mang đến không khí sang trọng và đẳng cấp, thích hợp cho các sự kiện lớn và trọng đại. Hình thức tiệc này phù hợp với các chủ cửa hàng và doanh nghiệp có vốn lớn vì tiệc này bạn phải bỏ ra chi phí rất lớn để tổ chức.
Hình thức tiệc này cũng gần giống như tiệc teabreak, nhưng món ăn thì sẽ được đầu bếp chế biến rất kỳ công và khách mời sẽ dùng tay không để ăn hoặc dùng nĩa.
Tổ chức bằng hình thức tiệc mặn
Tổ chức tiệc khai trương bằng tiệc mặn (hình thức tiệc bàn) là một trong các hình thức cũng rất phổ biến. Hình thức tiệc bàn (tiệc mặn) là hình thức khách mời sẽ ngồi tại bàn để được nhân viên phục vụ món trực tiếp. Thực đơn tiệc mặn thường sẽ là 6 món (2 món khai vị, 3 món chính và 1 món tráng miệng).
Các lưu ý khi tổ chức tiệc khai trương cửa hàng và công ty
Để tổ chức tiệc khai trương thành công, bạn cần phải đầu tư kỹ lưỡng và cần lưu ý một số điều dưới đây để đảm bảo có một khởi đầu thuận lợi.
Lựa chọn không gian tổ chức tiệc khai trương
Việc chọn không gian cho các sự kiện khai trương đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng về quy mô của dự án và sự đầu tư của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn không nhất thiết phải lựa chọn không gian rộng lớn, điều quan trọng nhất là bạn hãy chọn địa điểm phù hợp với quy mô của buổi tiệc khai trương.
Thông thường, các buổi khai trương thường diễn ra tại văn phòng mới để tiện cho việc quảng bá và trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ. Tiệc khai trương sẽ được tổ chức trong khoảng thời gian giải lao hoặc ngay sau khi sự kiện kết thúc. Vì vậy, lựa chọn không gian tổ chức tiệc gần với nơi diễn ra sự kiện sẽ giúp khách mời dễ dàng di chuyển đến.
Trang trí chủ đề phù hợp với thương hiệu cửa hàng hoặc công ty
Tiệc khai trương không chỉ đơn giản là dịp chúc mừng một sự khởi đầu mới, mà còn là cơ hội tuyệt vời để tạo dựng và quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp. Để thực hiện điều này, việc trang trí cho buổi tiệc phải phù hợp với thương hiệu doanh nghiệp. Không cần phải quá phức tạp, nhưng quan trọng là bạn phải chú ý đến các chi tiết nhỏ như cổng chào, băng rôn, khu vực check-in,…
Cho dù bạn chọn tổ chức tiệc khai trương dưới hình thức teabreak, tiệc mặn hay finger food, việc trang trí cần đồng nhất với concept của lễ khai trương. Bạn phải chú trọng vào việc thiết lập và bày trí bàn tiệc một cách logic, khoa học và hấp dẫn để tạo ấn tượng mạnh mẽ.
Lên danh sách khách mời tham dự tiệc khai trương
Để đảm bảo việc theo dõi và chăm sóc khách mời tốt nhất trong suốt buổi tiệc, việc lập danh sách khách mời là một bước quan trọng và không thể thiếu. Lập danh sách khách mời trước cũng giúp bạn dự kiến số lượng người tham dự, từ đó có thể dự trù kinh phí cho bữa tiệc một cách hợp lý nhất.
Tránh mời quá nhiều người không liên quan, thay vào đó, chỉ mời những người mà bạn cho là quan trọng và có liên quan trực tiếp đến cửa hàng hoặc doanh nghiệp của bạn. Điều này sẽ giúp tạo ra một không khí thân thiện và gần gũi cho buổi tiệc.
Lên thực đơn tổ chức tiệc khai trương
Tùy thuộc vào quy mô và số lượng khách mời của buổi tiệc, bạn hãy lựa chọn thực đơn phù hợp nhất. Bạn có thể tham khảo các thực đơn sẵn có từ các đơn vị cung cấp dịch vụ tiệc tận nơi. Những thực đơn này đã được nghiên cứu, lựa chọn và sắp xếp cẩn thận để đảm bảo cân bằng dinh dưỡng và đáp ứng được vị giác của khách mời.
Ngoài ra, để linh hoạt và phù hợp với thời gian của buổi khai trương, việc lựa chọn các món ăn cần được tiện lợi cho việc thưởng thức, bao gồm bánh mặn, bánh ngọt, trái cây tươi đã cắt sẵn và đồ uống.
Xêm thêm: Tổng hợp những bộ thực đơn tiệc khai trương cửa hàng công ty.
Lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc khai trương
Để có một buổi tiệc khai trương hoàn hảo, sử dụng dịch vụ tổ chức đặt tiệc khai trương của các đơn vị chuyên nghiệp là một lựa chọn thông minh. Hiện nay, có rất nhiều loại hình dịch vụ setup tiệc tận nơi mà bạn có thể lựa chọn. Chỉ cần một cuộc gọi điện, bạn sẽ nhận được sự tư vấn và hỗ trợ toàn diện trong quá trình tổ chức tiệc khai trương
Bạn hãy cân nhắc và lựa chọn kỹ lưỡng, tránh những đơn vị có dịch vụ kém chất lượng, cung cấp sản phẩm không đảm bảo hoặc có thái độ phục vụ không tốt. Điều này giúp đảm bảo buổi tiệc của bạn diễn ra một cách suôn sẻ và thành công nhất.
Tính toán tổng chi phí tổ chức tiệc khai trương
Đây là một bước quan trọng để đảm bảo rằng sự kiện được tổ chức một cách hiệu quả và không vượt quá ngân sách. Đầu tiên, việc xác định số lượng khách mời dự kiến sẽ tham dự buổi tiệc rất quan trọng, từ đó giúp ước lượng được lượng đồ ăn và thức uống cần chuẩn bị.
Tiếp theo, lựa chọn loại hình tiệc và thực đơn phù hợp cũng ảnh hưởng đến tổng chi phí. Nếu quyết định thuê dịch vụ tổ chức tiệc, bạn cần xem xét chi phí cho các dịch vụ trang trí, nấu ăn và phục vụ.
Không chỉ vậy, trang trí không gian và bàn tiệc cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo sự ấn tượng cho lễ khai trương. Chi phí cho các vật liệu trang trí như hoa, băng rôn, đèn trang trí,… cũng cần được tính toán tỉ mỉ. Ngoài ra, bạn không thể bỏ qua các chi phí khác như vận chuyển, thuê địa điểm cùng các chi phí phát sinh khác.
Tổng chi phí sẽ phụ thuộc vào các yếu tố trên và có thể biến động tùy thuộc vào quy mô và mong muốn cụ thể của buổi tiệc. Việc tính toán tổng chi phí một cách cẩn thận sẽ giúp bạn duy trì ngân sách một cách hiệu quả và đảm bảo rằng buổi tiệc khai trương diễn ra thành công.
Với những kinh nghiệm tổ chức tiệc khai trương được chia sẻ trên cùng với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sáng tạo, chắc chắn sẽ giúp bạn tổ chức một buổi tiệc khai trương thành công và ấn tượng. Hy vọng rằng các kinh nghiệm được tổng hợp trong bài viết này sẽ giúp ích cho bạn.
Xem thêm:
Bật ý cách chuẩn bị đồ cúng khai trương cửa hàng công ty
Các lưu ý khi tổ chức tiệc ngọt khai trương cửa hàng công ty
Ngọc Thiện – Founder CEO công ty đặt tiệc tại nhà Naifood. Chuyên cung cấp tổ chức các dịch vụ tổ chức tiệc tại nhà và cho thuê trang thiết bị tổ chức sự kiện tại tphcm và các tỉnh thành lận cận. Ngoài công việc, Thiện còn chuyên đi review và chia sẽ các món ăn ngon. Giúp mọi người có thể thưởng thức được những món ănn ngon, chất lượng và có cái nhìn khác về ẩm thực Việt Nam.
