Các lưu ý khi tổ chức tiệc ngọt khai trương cửa hàng công ty

Khi tổ chức tiệc ngọt để khai trương cửa hàng hoặc công ty, có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần cân nhắc để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Từ việc lựa chọn thực đơn đến trang trí không gian, mỗi chi tiết đều ảnh hưởng đến ấn tượng của khách mời và hình ảnh của doanh nghiệp. Hãy cùng điểm qua những điều cần lưu ý khi tổ chức tiệc ngọt khai trương trong bài viết sau của công ty Naifood nhé!

Lên kế hoạch chi tiết cho bữa tiệc ngọt khai trương

Việc lập kế hoạch chi tiết cho bữa tiệc ngọt khai trương là bước quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Đầu tiên, bạn cần xác định rõ mục tiêu và mong muốn của buổi tiệc, bao gồm quy mô dự kiến, đối tượng khách mời và ngân sách. Tiếp theo, cần chọn địa điểm phù hợp và lên kế hoạch trang trí để tạo không gian ấn tượng và thu hút. 

Trong quá trình lên kế hoạch, cần xem xét và chọn lựa các món ăn, thức uống phù hợp với phong cách và đặc điểm của buổi tiệc. Ngoài ra, việc bài trí và sắp xếp không gian, cách phục vụ cũng cần được lên kế hoạch cẩn thận để tạo ra sự thuận tiện và thoải mái cho khách mời. 

Lên kế hoạch chi tiết cho bữa tiệc ngọt khai trương
Lên kế hoạch chi tiết cho bữa tiệc ngọt khai trương

Lựa chọn không gian tổ chức tiệc ngọt khai trương

Thường thì tiệc ngọt khai trương diễn ra vào giờ nghỉ giải lao hoặc sau khi sự kiện khai trương kết thúc. Dù diễn ra vào bất kỳ thời điểm nào, việc chọn địa điểm và không gian gần với nơi tổ chức sự kiện là rất quan trọng để thuận lợi cho khách hàng di chuyển.

Đặc điểm của tiệc ngọt khai trương là tiệc đứng, giúp khách hàng dễ dàng tương tác và trò chuyện một cách thoải mái và gần gũi. Vì vậy, việc chọn không gian rộng rãi, thoáng đãng và đủ chỗ cho khách mời là cần thiết.

Lựa chọn không gian tổ chức phù hợp
Lựa chọn không gian tổ chức phù hợp

Lên ý tưởng trang trí cho bữa tiệc ngọt khai trương

Trang trí cho sự kiện này sẽ phụ thuộc vào quy mô và tính chất của doanh nghiệp. Thường không cần phải quá phức tạp, nhưng việc chú ý đến từng chi tiết nhỏ là rất quan trọng, bao gồm cả hoa tươi, nến, đèn,… để tạo ra không gian trang trí hoàn hảo.

Bạn nên chọn sắc màu tươi sáng để tạo cảm giác mới mẻ và sử dụng các gam màu như đỏ, nâu tây, đen và ánh kim để thể hiện sự sang trọng. Sắp xếp ghế ngồi một cách hợp lý để tiết kiệm được diện tích và tạo điều kiện thuận lợi cho khách mời di chuyển trong sự kiện.

Lên ý tưởng trang trí cho bữa tiệc ngọt khai trương
Lên ý tưởng trang trí cho bữa tiệc ngọt khai trương

Lên danh sách khách mời dự bữa tiệc ngọt khai trương

Trước khi tổ chức buổi tiệc khai trương, việc lập danh sách khách mời và tính toán ngân sách là rất quan trọng. Bạn cần xác định số lượng khách mời dự kiến và cân nhắc ngân sách bạn có. Tránh mời quá nhiều người không liên quan, chỉ cần mời những người mà bạn coi là quan trọng và có liên quan đến cửa hàng hoặc công ty.

Việc biết trước danh sách khách mời giúp bạn ước lượng chính xác số lượng người tham dự, từ đó dự trù ngân sách phù hợp. Kế hoạch ngân sách cụ thể sẽ hỗ trợ bạn tính toán và đưa ra các quyết định phù hợp trong việc chi tiêu cho buổi tiệc.

Lên danh sách khách mời dự bữa tiệc ngọt khai trương
Lên danh sách khách mời dự bữa tiệc ngọt khai trương

Lên thực đơn tiệc ngọt khai trương

Đây là một bước quan trọng bởi vì các món ăn trong tiệc ngọt thường bao gồm đồ uống nhẹ, bánh ngọt và trái cây. Để tạo ấn tượng với khách hàng, bạn cần chú ý đến khâu này. Với sự hạn chế của thực đơn chỉ xoay quanh món ngọt, yêu cầu phải đa dạng, chất lượng, không gây ngán và đảm bảo tính kinh tế là điều không hề dễ.

Khi đặt tiệc ngọt khai trương, bạn cần quan tâm đến ngân sách và số lượng khách mời. Không cần thiết phải đặt quá nhiều món, mà chỉ cần lựa chọn những món đảm bảo chất lượng và ngon miệng. Cân nhắc sắp xếp các món ngọt, mặn, bánh và trái cây sao cho phù hợp, không gây ngán khi thưởng thức. 

Lên thực đơn tiệc ngọt khai trương
Lên thực đơn tiệc ngọt khai trương

Tìm đơn vị tổ chức tiệc ngọt khai trương uy tín

Cuối cùng, điều quan trọng nhất vẫn là tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức đặt tiệc khai trương uy tín và chất lượng. Tự tổ chức có thể gây tốn kém thời gian và không đảm bảo các dụng cụ trang trí, bài trí món ăn. Điều này sẽ làm mất nhiều công sức mà kết quả cuối cùng có thể không như mong đợi.

Vì thế, hiện nay có rất nhiều đơn vị chuyên tổ chức các sự kiện khai trương hoặc tương tự. Bạn cần tham khảo và lựa chọn một đơn vị tổ chức trọn gói uy tín, được nhiều người tin tưởng và nhận được phản hồi tích cực từ khách hàng trước. Đây sẽ là đối tác tư vấn và hỗ trợ bạn trong việc chọn lựa phương án phù hợp với quy mô và ngân sách của bạn.

Tìm đơn vị tổ chức tiệc ngọt khai trương uy tín
Tìm đơn vị tổ chức tiệc ngọt khai trương uy tín

Tính toán lại chi phí tổ chức tiệc ngọt khai trương

Để tính toán lại chi phí tổ chức tiệc ngọt khai trương, bạn có thể làm như sau:

  • Xác định số lượng khách mời: Quyết định số lượng khách dự kiến tham dự tiệc. Dựa vào số lượng khách, bạn có thể ước tính được số lượng thức ăn và đồ uống cần thiết.
  • Lập danh sách thức ăn và đồ uống: Tạo danh sách các loại đồ uống và thức ăn bạn muốn cung cấp trong tiệc ngọt. Có thể bao gồm bánh ngọt, bánh kem, nước lọc, nước ngọt, nước ép trái cây,… 
  • Ước tính chi phí: Xác định giá cả của mỗi loại thức ăn và đồ uống cần mua. Nếu bạn thuê dịch vụ từ một nhà cung cấp, hãy yêu cầu báo giá chi tiết để có biết tổng chi phí cần chi.
  • Tính toán chi phí tổng cộng: Tổng hợp tất cả các chi phí dự kiến, bao gồm cả thức ăn, đồ uống, phí dịch vụ (nếu có) và các chi phí khác như trang trí hoặc phí thuê địa điểm.
Tính toán lại chi phí tổ chức tiệc ngọt khai trương
Tính toán lại chi phí tổ chức tiệc ngọt khai trương

Lên phương án dự trù khác cho bữa tiệc

Các rủi ro là một thách thức khó khăn mà ngay cả các chuyên gia tổ chức sự kiện cũng chưa thể hoàn toàn kiểm soát được. Bạn chỉ có thể dự đoán và lập kế hoạch ứng phó với chúng. Có nhiều loại rủi ro thường gặp, bao gồm rủi ro liên quan đến khách mời, rủi ro về địa điểm tổ chức, rủi ro từ hệ thống trang thiết bị, rủi ro về chi phí tổ chức sự kiện,…

Khi đã dự đoán và liệt kê ra những rủi ro, việc tính toán và lập bảng dự trù chi phí kèm theo là rất quan trọng. Ví dụ, nếu có rủi ro về việc tổ chức sự kiện ngoài trời như trời mưa, thiếu ghế ngồi hoặc gió lớn, bạn cần đưa ra phương thức giải quyết cũng như kế hoạch dự trù chi phí phát sinh.

Lên phương án dự trù khác cho bữa tiệc
Lên phương án dự trù khác cho bữa tiệc

Chẳng hạn, khi tổ chức tiệc ngọt khai trương, bạn hãy chuẩn bị thêm một vài bàn dự phòng trong trường hợp số lượng khách tham dự nhiều hơn dự kiến. Hoặc hãy để một phần chi phí riêng trả cho nhân viên phục vụ khi họ phải làm quá giờ, sự kiện kéo dài hơn ước tính. 

Như vậy, việc tổ chức tiệc ngọt khai trương cửa hàng công ty đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và cẩn thận. Từ việc lựa chọn thực đơn phong phú và đa dạng đến việc trang trí không gian ấn tượng và phù hợp với thương hiệu, tất cả đều này sẽ giúp bạn tạo ra một sự kiện khai trương đầy ấn tượng và thành công.

Xem thêm:

Những kinh nghiêm tổ chức tiệc khai trương bạn nên biết.

Gợi ý các thực đơn tiệc khai trương ngon hấp dẫn.

5/5 - (1 bình chọn)
nguyễn ngọc thiện

Ngọc Thiện – Founder CEO công ty đặt tiệc tại nhà Naifood. Chuyên cung cấp tổ chức các dịch vụ tổ chức tiệc tại nhà và cho thuê trang thiết bị tổ chức sự kiện tại tphcm và các tỉnh thành lận cận. Ngoài công việc, Thiện còn chuyên đi review và chia sẽ các món ăn ngon. Giúp mọi người có thể thưởng thức được những món ănn ngon, chất lượng và có cái nhìn khác về ẩm thực Việt Nam.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

.
.
0784.06.06.68